A vállalkozások adatainak biztonságos tárolását sokszor megnehezítik azok az alkalmazottak, akik észre sem veszik, hogy digitális rendetlenséget okoznak, azaz egyre több és több dokumentumot, illetve fájlt halmoznak fel anélkül, hogy végiggondolnák a biztonsági következményeket - írja a Kaspersky Lab kiberbiztonsági cég közleményében.
A digitális rendetlenségbe beletartoznak mindazok a fájlok, dokumentumok és adatok, amelyeknek tárolására, hozzáféréseik engedélyezésére a cég nem lát rá, vagy nem gyakorol felette ellenőrzést. Az alkalmazottak 72%-a személyesen azonosítható vagy érzékeny információkat tárol a munkahelyi dokumentumaiban. Ezek biztonsági kockázatot jelentenek a cég számára, hiszen ha valamilyen módon nyilvánosságra kerülnek, a pénzügyi károk mellett a vállalkozás, vagy az ügyfelek reputációját is ronthatják.
A Kaspersky Lab kiberbiztonsági cég egyik kutatásában számos összefüggést talált a munkahelyi digitális zűrzavar és a mögötte húzódó emberi tulajdonságok, például a hűtőben tartott ételek átválogatása között.
A jelentés azt állapította meg, hogy az alkalmazottaknak a digitális rendetlenség előidézéshez hasonló mindennapi szokásaik is vannak. Az emberek többsége ugyanúgy tart rendet a hűtőjében, mint a digitális életében, a szabadságuk előtt a hűtőjük tartalmát átválogatók 88%-a a munkafájljait is rendbe sorolja. Tízből kilenc ember (95%), aki a hűtőjét rendezettnek találta, ugyanezt mondta a munkahelyi digitális életéről is.
Ki felel érte?
A digitális rendetlenség megszüntetése kihívást jelent a vállalatok számára, és ebben az egyik legfontosabb lépés, hogy átlássuk, ki a felelős mindezért. Az alkalmazottak közel háromnegyede (71%) úgy gondolja, hogy nem nekik maguknak, hanem inkább a cég vezetőinek, az IT vagy a biztonsági csoportnak kellene biztosítania megfelelő hozzáférési jogokat az emailekhez, fájlokhoz és dokumentumokhoz.
A problémát az jelenti, hogy míg az alkalmazottak számára az IT és biztonsági csoportok adják a fájlokhoz és a mappákhoz a hozzáféréseket, addig emberi hiba is előfordulhat. Például véletlenül vagy szándékosan, a beosztottak a kollégáiknak vagy külsősöknek hozzáférést adhatnak, vagy kikerülhetik az IT adminisztrátort új együttműködési eszközökkel.
Azok az alkalmazottak, akik egy időben többszörösen hoznak létre, vagy dolgoznak együtt dokumentumokon, felelősek a digitális rendetlenség kialakulásáért.
